SCOM and Quest management Xtenstions

Wanneer je op regelmatige basis een e-mail moet versturen naar een groep gebruikers dan is het praktisch om deze gebruikers te groeperen in een distributiegroep. Je hoeft dan, wanneer je het e-mail bericht gaat opstellen, niet telkens na te denken over de geadresseerden. Door het e-mail bericht te sturen naar een distributiegroep ontvangen alle leden van de groep automatisch het betreffende bericht. Echter is het zaak om deze distributiegroepen wel voor de juiste doeleinden te gebruiken. Wanneer je een distributiegroep aanmaakt met daarin alle Exchange beheerders dan maak je deze groep waarschijnlijk met als doel Exchange gerelateerde berichten te sturen naar deze groep. E-mail berichten die gaan over SQL zijn voor deze groep niet relevant en vaak ook niet gewenst.

Exchange 2010 introduceert gemodereerde distributiegroepen. Door een moderator aan te wijzen voor een distributiegroep kun je voorkomen dat niet relevante of niet gewenst berichten de groep niet bereiken. In dit blogartikel wil ik uitleggen hoe je een distributiegroep aanmaakt en hoe moderatie werkt.

Hoe maak je een distributiegroep aan?

Een distributie groep kun je aanmaken vanuit de Exchange Management Console en vanuit de Exchange Management Shell. Het aanmaken van een distributiegroep met behulp van de Exchange Management Console is heel heel eenvoudig.

Het beheer van distributiegroepen vind je terug onder ‘Recipient Configuration’ –> ‘Distribution Group’ (It’s in the name). Je kunt nu twee typen distributiegroepen aanmaken; normale distributiegroepen of dynamische distributiegroepen. Het verschil zit in de manier waarop de leden van de groep worden samengesteld. Bij een normale distributiegroep moet je handmatig leden toevoegen aan de groep. Bij een dynamische distributiegroep worden de leden samengesteld op basis van een gedefinieerd kenmerk. Echter is moderatie op een dynamische distributiegroep niet mogelijk! Wil je gebruik maken van moderatie dan moet je dus kiezen voor een normale distributiegroep.

Door te klikken op ‘New Distribution Group’ wordt de wizard gestart en kun je aangeven in welke OU de distributiegroep geplaatst moet worden, wat de naam van de groep wordt en welke alias je wilt gebruiken. Vanuit de Exchange Management Shell kun je met het volgende commando een groep aanmaken die Exchange beheerders heet, als alias exchange_beheerders krijgt en in de OU ‘Distribution Groups’ geplaatst wordt:

new-DistributionGroup -Name 'Exchange beheerders' -Type 'Distribution' -OrganizationalUnit 'virtuall.local/Virtuall/Special Users and Groups/Distribution Groups' -SamAccountName 'Exchange beheerders' -Alias 'exchange_beheerders'

Hoe wijs ik een moderator aan?

Nu we een distributiegroep hebben aangemaakt gaan we een moderator van de groep aanwijzen. Door de eigenschappen van de groep op te vragen en vervolgens naar het tabblad ‘Mail Flow Settings’ te gaan zien we de optie ‘Message Moderation’. Selecteer deze optie en kies vervolgens voor properties. Nu verschijnt het venster waarin we een moderator kunnen aanwijzen:

Door een vinkje te zetten voor ‘Messages sent to this group have to be approved by a moderator’ wordt moderatie ingeschakeld. In bovenstaande voorbeeld is de gebruiker Peter Noorderijk aangewezen als moderator voor de groep. Ook is er een uitzondering geconfigureerd; e-mailberichten die door de gebruiker Jetze Mellema gestuurd worden zullen niet gekeurd worden door de moderator. Als laatste kun je nog instellen wie er notificatie ontvangen in het geval dat een bericht afgekeurd wordt.

Ennuh… nu een voorbeeldje?

Nu er een moderator is aangewezen gaan we eens kijken hoe dit in de praktijk werkt. We gaan vanuit de mailbox van de gebruiker ‘Virtuall’ een e-mail bericht sturen naar de groep ‘Exchange beheerders’ met als onderwerp SQL 2008:

De oplettende lezer ziet dat er boven in het e-mailbericht een MailTip verschijnt met de melding dat je naar een distributiegroep gaat e-mailen die onder toezicht staat. Het inschakelen van deze MailTip is wel aan te raden. Hierdoor stel je de gebruiker vroegtijdig op de hoogte van het feit dat het e-mailbericht geweigerd of uitgesteld kan worden (meer informatie over MailTips vind je in een eerdere post van mij: MailTips).

Helaas hebben we hier te maken met een minder oplettende gebruiker en besluit de gebruiker het e-mailbericht toch te sturen. Het e-mailbericht zal dan eerst ter goedkeuring aan de moderator van de groep worden aangeboden. Het originele e-mailbericht wordt als bijlage meegezonden:

Aangezien dit bericht niet voor Exchange beheerders bestemd is kan de moderator dit bericht afwijzen. Door te kiezen voor de optie ‘Het antwoord bewerken voor verzending’ kan de moderator nog een persoonlijke boodschap meegeven. Wanneer de moderator kiest voor ‘Goedkeuren’ zal het bericht naar alle leden van de groep gestuurd worden. De verzender van het bericht krijgt in de bovenstaande situatie netjes het bericht dat het e-mailbericht afgewezen is:

Door gebruik te maken van moderatie voorkom je dat niet gewenste e-mailberichten bij een distributiegroep terecht komen. De leden van deze groep hoeven geen inspanning te verrichten om dit bericht te bekijken of hierop te reageren.

Wanneer je binnen je organisatie te maken hebt met ‘onzin’ berichten die gestuurd worden naar lukrake distributiegroepen dan adviseer ik om zo snel mogelijk te migreren naar Exchange 2010!

-Peter Noorderijk-